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CHARTE DES STRUCTURES
(Groupements professionnels*, groupes régionaux et de l’étranger, clubs)
 
L’ensemble de ces Structures comporte les Groupements professionnels, les groupes régionaux et de l’étranger, ainsi que les clubs. Ces différentes formes de Structures prendront la dénomination Groupement dans les articles qui suivent.
 
L’animation du réseau HEC est confiée aux Structures de l’Association à travers leurs présidents et leurs équipes, sous l’égide du responsable du réseau au sein du Bureau de l’Association. 
 
A ce titre, le Président est donc à la fois un animateur du réseau et un « ambassadeur » de la communauté HEC. Une fois par an, une réunion de l’ensemble des présidents de Groupements est organisée afin de faire un bilan de l’action de chacun et de s'informer réciproquement sur les "meilleures pratiques".
 
Cette Charte explicite les règles de bonne conduite des présidents de structures de l’Association et vient compléter les dispositions déjà prévues dans les Statuts et le Règlement Intérieur de l’Association.
Elle s’applique aussi aux animateurs de pôles professionnels. 
 
Elle est disponible en deux langues (français et anglais).
 
Les Présidents et responsables de promotion sont également un pilier de l’animation du réseau. Les grands principes de leurs actions sont traités dans un document à part.
 
Préambule
 
L'association, reconnue d'utilité publique, des Anciens Elèves de l'Ecole des Hautes Etudes Commerciales, de l'Institut Supérieur des Affaires (MBA HEC), du Centre de Perfectionnement aux Affaires (CPA), des diplômées HECJF, des Mastères et des Doctorats HEC ainsi que des autres formations diplômantes du Groupe HEC, préalablement agréées par l'Assemblée Générale Ordinaire, intitulée « Association des diplômés HEC », dite « HEC Alumni » a été fondée le 20 juin 1883. Sa durée est illimitée. Elle a son siège à Paris. 
 
L’Association est une et indivisible. Elle s’est construite autour de valeurs fortes (solidarité, confiance, ouverture, respect, intégrité) qui guident son action depuis toujours. Elles ont façonné l’esprit HEC et bâti la réputation de la marque HEC.
 
(*) Les Groupements professionnels sont regroupés dans 16 pôles professionnels.
 
Ses principales missions :
 
- faciliter le dialogue et le partage d’expériences, professionnelles aussi bien que personnelles, entre tous les membres de la communauté HEC. 
 
- assurer ce lien à travers :
a) la gestion de la base de données des diplômés, mise à disposition des diplômés par son annuaire en ligne, 
b) ses pôles et groupements professionnels, clubs, en France comme à l’étranger,
c) ainsi que par l’ensemble de ses publications écrites et électroniques : revue Hommes & Commerce, site Internet, newsletters, espaces sociaux en ligne… avec l'objectif d'être plus proches de tous les diplômés, et notamment les diplômés éloignés de Paris ;
 
- venir en aide aux diplômés qui auraient besoin d'assistance ;
 
- mettre en œuvre tous moyens pour maintenir la valeur et accroître la notoriété, en France et à l'étranger, de la marque HEC et des diplômes qu'elle délivre.
 
L’Association est responsable et apporte une contribution positive dans les pays et aux communautés où elle est présente. Elle veille au respect des cultures et des sensibilités locales. Elle accorde une place importante à l’éthique et à la déontologie  et chaque membre de l’association agissant en son nom doit respecter ses valeurs. Le président du Groupement est à ce titre « l’ambassadeur » de 
l’Association à l’occasion des événements que le groupement organise ou parraine.
 
 
1. Missions des Groupements
 
L’animation des Groupements est conforme aux objectifs généraux de l’Association :
 
- développement d’un réseau d’échange et de partage amical et professionnel ;
- encouragement à la solidarité personnelle et professionnelle ;
- promotion de la marque HEC ;
- soutien au développement du Groupe HEC.
 
L’adhésion à un Groupement de son choix est libre pour tout diplômé HEC inscrit à l’Association HEC Alumni. 
 
2. Les engagements de l’Association
 
2.1. L’Association met à la disposition du président de Groupement des outils d’animation de son groupement et notamment des espaces sur le site Internet réservés à sa communauté dont la gestion et l’animation lui sont confiées.
 
2.2. Il bénéficie, en outre, des moyens humains et logistiques mis à sa disposition par l’Association.
 
2.3. L’Association tient à la disposition du président du Groupement toutes les informations (statistiques de cotisations, listing de cotisants et de non cotisants, …) nécessaires à la bonne animation de son Groupement.
 
2.4. Au titre des responsabilités exercées en tant que responsable de Groupement, le président est membre de droit ou invité au Comité Plénier. 
 
2.5. Les missions du président sont décrites plus précisément dans un « guide d’animation » et un kit, outil de partage des bonnes pratiques dans l’animation du Réseau.
 
3. Le rôle du Président
 
3.1. Le président s’assure que les membres de son Groupement mettent à jour leurs coordonnées et préférences via le site internet d’HEC Alumni et qu’ils renseignent un mail de redirection pour leur mail universel.
 
3.2. Le président rappelle aux membres de son Groupement l’importance de s’acquitter de leur cotisation, ce qui contribue à l’effort de solidarité dans le réseau et qui leur permettra de bénéficier des services de l’Association et des avantages liés à la cotisation.
 
3.3. Le président ne prélève pas de cotisation supplémentaire auprès des membres de son Groupement, sauf approbation préalable du Comité de l’Association et à la condition que les membres du Groupement soient, au préalable, déjà cotisants à l’Association.
 
3.4. Il s’engage à participer aux temps forts de la vie du réseau HEC : Forum de l’Association, Assemblée générale, réunion annuelle des responsables réseau, etc.
 
3.5. Il s’engage à animer son Groupement en proposant des évènements et événements.
 
3.6. Il favorise le rayonnement de la marque HEC en soutenant la stratégie de l’Ecole. Quand c’est pertinent, il contribue aux actions du campus dans leur région ou activités (que ce soit des événements ou des entretiens de sélection des candidats).
 
3.7. Il contribue aux actions de la Fondation, pour alimenter ses campagnes de levées de fonds dès que c’est pertinent.
 
3.8. Il gère et met à jour régulièrement le site internet du Groupement.
 
3.9. Chaque Groupement dresse annuellement un tableau de bord relatant l’activité du Groupement et mentionnant le nombre de événements organisées l’année précédente ainsi que leur format. Le président rend compte à la Commission réseau. Il l’informe régulièrement de ses activités. Il présente chaque année son tableau de bord par écrit à l’ensemble de son Groupement.
 
3.10. Le Président co-opté ou élu s’engage à nommer un bureau comportant à minima un vice président, un trésorier, un relais-carrières, un responsable de la communication et un responsable web.
Le Président veille à respecter la diversité des formations au sein de la
communauté HEC dans la composition de son Bureau.
Le Président veille à respecter la diversité des formations au sein de la communauté HEC dans la composition de son Bureau.
Les membres du bureau doivent être issus d’au moins trois promotions différentes. Il informe la commission Réseau de la composition de Bureau, des grands objectifs poursuivis et des grandes actions développées dans le cadre de son mandat.
 
3.11. Le président s’engage à utiliser en priorité les outils et les formats de l’Association pour l’animation de son groupement et pour les communications qui sont faites au sein de son Groupement avec notamment la base de données des diplômés (La création d’un fichier parallèle relatant des données sur les diplômés étant interdite, seule l’Association est en charge de la base de données des diplômés).
 
3.12. Le président s’engage à appliquer la politique tarifaire de l’Association. Il s’engage également, sauf exception validée par la direction de l’Association, à adopter pour les diplômés non cotisants une participation aux événements qui soit d’un montant double du tarif appliqué aux membres cotisants, de telle sorte que ces montants jouent un rôle incitatif et soient considérés comme un avantage conféré par la cotisation.
 
3.13. Le président de Groupement veille à l’équilibre financier des comptes des événements qu’il organise et des comptes du Groupement.
 
 
4- Fonctionnement 
 
Les Groupements ne pourront revêtir sauf accord préalable du Comité, la forme d’association déclarée ni celle de syndicat professionnel et ne pourront en aucun cas avoir la personnalité morale. Leurs présidents ne pourront engager l’Association de quelque manière que ce soit, notamment à travers les partenariats conclus par le Groupement. Ces partenariats sont soumis à la signature du président de l’Association ou du  directeur général. (cf Statuts, Article 16)
 
Un Groupement peut exceptionnellement développer ses propres outils techniques (site internet,…) ou juridiques (constitution en association séparée,…) avec l’accord de l’Association si sa situation le nécessite. Ces outils doivent se conformer à la charte graphique d’HEC Alumni.
 
Tous les contenus textes, audio, vidéo produits dans le cadre de l’Association sont la propriété d’HEC Alumni. Un groupement ne peut utiliser des contenus produits dans le cadre des activités avec HEC Alumni en dehors de la communauté sans en avoir informé l’Association et avoir obtenu l’accord de celle-ci. 
 
Le président du Groupement et son Bureau arrêtent chaque année les comptes du Groupement. Le président adresse les comptes dans les meilleurs délais au Trésorier de l’Association qui a la responsabilité de les présenter au Comité.
 
Le président du Groupement et son Bureau sont responsables de la bonne tenue des comptes de leur Groupement.
 
Toute opération financière projetée par un Groupement ne peut être réalisée qu’au travers des moyens de paiement de l’Association.
 
Les avances et remboursements de frais ne pourront être possible que sur production d’un justificatif.
 
Le Bureau du Groupement veille à maintenir l’équilibre financier de ses activités au cours d’une même année. Il veille dans la mesure du possible à ce que pour chaque événement qu’il organise les recettes et les charges soit équilibrée par elle-même. 
 
 
 
5 – Ethique et Déontologie
 
Chaque Groupement s’engage à respecter les règles élémentaires d’éthique et de déontologie fondées sur les valeurs fortes portées par l’Association (solidarité, confiance, ouverture, respect, intégrité,…).
 
Chaque président doit veiller en ce qu’en sa qualité d’ambassadeur de la communauté HEC Alumni à ce que chaque événement qu’il organise ne porte pas préjudice à l’image d’HEC Alumni.
Il s’engage à ce titre à respecter les dispositions de la présente charte dans sa lettre comme dans son esprit.
 
Les Groupements s’interdisent toute action politique ou religieuse. Ils ne pourront, en tant que Groupement, se livrer à aucune démarche personnelle ou collective engageant le Groupement auprès des autorités administratives, gouvernementales ou judiciaires, ces actions appartenant, si elles étaient nécessaires, à l'Association par l'organe de son Comité.
 
Toute utilisation des Groupements à des fins commerciales directes ou indirectes est proscrite.
 
Les membres des Groupements ne doivent pas se prévaloir de leur appartenance à ces Groupements dans un but purement professionnel sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion de l’Association.
 
Cependant, en accord avec le règlement intérieur de l’Association, un responsable de Groupement peut faire valoir ses responsabilités hors de l'Association dans le cadre de ses activités de représentation de son Groupement.
 
6 - Eligibilité
 
Tout membre de l’Association qui est diplômé et à jour de sa cotisation peut se porter candidat à la présidence d’un Groupement dont il est membre. Pour ce faire, il devra présenter un résumé de carrière, le projet, les objectifs et son plan d’action pour le Groupement dont il brigue la présidence. 
 
En cours de mandat, le non-paiement de la cotisation entraîne la radiation immédiate de la présidence et le déclenchement de la désignation d’un nouveau président à jour de cotisation par le Groupement ou, à défaut, par le Bureau de l’Association.
 
7 - Désignation 
 
Le choix du président d’un Groupement est organisé à l’initiative du Bureau du Groupement ou, à défaut, des membres du Groupement, sur la base d’un programme d’animation annuel préalablement proposé à la Commission Réseau.
La cooptation est souhaitable. Le caractère transparent et consensuel du processus de désignation du président est privilégié.
Pour autant si la désignation se fait dans le cadre d’une élection celle-ci peut s’effectuer par Internet dans certains cas, notamment pour les Groupements régionaux et internationaux.
 
Le choix du nouveau président est porté dans les meilleurs délais à la connaissance du Bureau de l’Association et entériné par le Comité.
 
En cas de désaccord, un nouveau processus de désignation est organisé au sein du Groupement.
Si ce désaccord persiste, un arbitrage est rendu par le Bureau de l’Association.
 
8 - Durée du mandat
 
La durée d’un mandat de président de Groupement est de trois ans, renouvelable.
Une consultation et un appel à candidature sont organisés à chaque renouvellement.
Pour faciliter le renouvellement des instances il est recommandé aux présidents de limiter leurs mandats à deux mandats.
 
9 - Litiges
 
En cas de divergence de vue persistante entre l’Association et le Groupement, seul le Bureau de l’Association est habilité à trancher sur proposition de la Commission réseau.
 
Paris, le 8 avril 2014