LA CHARTE DES STRUCTURES

HUBS _ CLUBS PROFESSIONNELS _ CLUBS D’ENTREPRISE _ CHAPTERS INTERNATIONAUX _ CLUBS GENERATIONNELS _ CLUBS THEMATIQUES _ CLUBS REGIONAUX _ CLUBS DE LOISIRS _ PROMOTIONS


L’ensemble des structures actives au sein d’HEC Alumni comporte les Clubs professionnels, les Clubs d’entreprise, les Chapters internationaux, les Clubs générationnels, les Clubs thématiques (HEC au Féminin et HEC Bénévolat), les Clubs régionaux, les Clubs de loisirs, et bien sûr les Promotions, qui sont également un pilier de l’animation du réseau.
Dans certains cas (clubs professionnels…), des superstructures nommées "Hubs" ont été créées pour fédérer plusieurs Clubs œuvrant au sein d’un même type d’univers ou d’une même zone géographique. Le rôle des présidents de Hub est de stimuler l’activité des Clubs, de fédérer les synergies entre eux au sein de leur Hub et en dehors et/ou d’organiser des activités de grande ampleur à vocation fédératrice. Ils jouent par ailleurs le rôle d’interface entre les Clubs, la Commission Réseau, la Commission Internationale et l’équipe permanente d’HEC Alumni : relais des informations adéquates dans les deux sens, remontée des problèmes opérationnels, rapport d’activité.
La présente Charte s’applique également aux délégués et responsables de promotion et à leurs relations avec l’Association, à l’exception des articles 6 et 7 ci-après. L’ensemble de ces différentes structures sont désignées sous la dénomination générique de "Club" dans les articles suivants.
Les présidentes et présidents de Hub, de Club, de Chapter et les délégués et responsables de Promotion sont appelés ci-après « président de Club ».
L’animation du réseau HEC Alumni est confiée aux Clubs créés au sein de l’Association à travers leurs présidents et leurs équipes, en lien avec le responsable permanent du réseau HEC Alumni et les présidents de la Commission Réseau et de la Commission Internationale, tous représentés au sein du Bureau de l’Association. La Commission Réseau est constituée d’un représentant de chaque type de structure existant dans HEC Alumni (Clubs, Hubs, Promotions), ainsi que des différents départements constituant l’équipe permanente de l’Association (Réseau, Carrières, International, Marketing). La Commission Internationale est formée de salariés de l’Association, de la Fondation et de l’Ecole, et de bénévoles de HEC Alumni. Les présidents des Chapters internationaux sont invités à participer aux réunions de la Commission Internationale, lorsqu’ils sont de passage à Paris.
Le président d’un Club est à la fois un animateur du réseau et un « ambassadeur » de la communauté HEC Paris. Une fois par an, tous les présidents de Club et les responsables de Hub sont réunis, de même que les présidents de Clubs régionaux et les délégués de promotions avec plusieurs objectifs principaux:
- faire un bilan de l’action des Clubs (sous l’égide des Hubs le cas échéant) ;
- leur permettre de s'informer réciproquement sur les "meilleures pratiques" ;
- leur permettre d’échanger sur la stratégie et l’évolution de l’Association avec ses responsables.
Pour les Chapters internationaux, des sessions d’échange d’information et de bonnes pratiques sont organisées par zone géographique au moins une fois par an, via des conférences téléphoniques.
Cette Charte explicite les engagements de service de l’Association et les règles de bonne conduite des présidents de Club, selon la définition ci-dessus et vient compléter les dispositions prévues dans les Statuts et le Règlement Intérieur de l’Association.
Elle est disponible en deux langues (français et anglais).

PREAMBULE
L'Association, reconnue d'utilité publique, des Anciens Elèves de l'Ecole des Hautes Etudes Commerciales, de l'Institut Supérieur des Affaires (MBA HEC), du Centre de Perfectionnement aux Affaires (EMBA HEC), des diplômées HECJF, des Mastères et des Doctorats HEC ainsi que des autres formations diplômantes de l’Etablissement d’Enseignement Supérieur Consulaire Hautes Etudes Commerciales de Paris préalablement agréées par l'Assemblée Générale Ordinaire, intitulée « Association des diplômés HEC », dite « HEC Alumni » a été fondée le 20 juin 1883. Sa durée est illimitée. Elle a son siège à Paris.
L’Association est une et indivisible. Elle s’est construite autour de valeurs fortes (solidarité, confiance, ouverture, respect, intégrité) qui guident son action depuis toujours. Elles ont façonné l’esprit HEC et bâti la réputation de la marque HEC Paris.
Ses principales missions :
- faciliter le dialogue et le partage d’expériences, professionnelles aussi bien que personnelles, entre tous les membres de la communauté HEC Paris. - assurer ce lien, avec l'objectif d'être plus proche de tous les diplômés de France et de l’étranger, à travers : a) la gestion de la base de données des diplômés, mise à disposition des diplômés cotisants par son annuaire en ligne, b) ses Clubs en France comme à l’étranger, c) l’ensemble de ses canaux de communication écrits et électroniques : revue d’HEC Alumni, site Internet, newsletter, espaces sociaux en ligne… - venir en aide aux diplômés qui auraient besoin d'assistance. - mettre en œuvre tous moyens pour maintenir la valeur et accroître la notoriété, en France et à l’étranger, de la marque HEC Paris et des diplômes qu'HEC Paris délivre.
L’Association est responsable et apporte une contribution positive au sein des pays et des communautés où elle est présente et active. Elle veille au respect des cultures et des sensibilités locales. Elle accorde une place importante à la diversité, à l’éthique et à la déontologie et chaque membre de l’Association agissant en son nom doit respecter ses valeurs. Le président de Club est à ce titre l’ambassadeur avisé de l’Association à l’occasion des événements que sa structure organise ou parraine.


1. ETHIQUE ET DEONTOLOGIE
Chaque Club s’engage à respecter les règles élémentaires d’éthique et de déontologie fondées sur les valeurs fortes portées par l’Association (solidarité, confiance, ouverture, respect, intégrité…).
En sa qualité d’ambassadeur de la communauté HEC Alumni, chaque président doit veiller à ce qu’aucun événement qu’il ou elle organise ne puisse porter préjudice à l’image d’HEC Alumni. Il s’engage à ce titre à respecter les dispositions de la présente Charte dans sa lettre comme dans son esprit.
Les Clubs s’interdisent toute action politique ou religieuse. Par ailleurs, l’Association encourage le débat et les échanges de vue. Toutefois, les Clubs s’interdisent d’offrir une tribune à tout intervenant qui, par son discours, ses écrits ou ses œuvres, promeut des idées et points de vue partisans, tendancieux ou partiaux sur le plan politique, religieux, social ou moral, et proscrivent toute forme de discrimination vis-à-vis de quelque communauté que ce soit.
Les Clubs ne peuvent se livrer à aucune démarche personnelle ou collective les engageant auprès des autorités administratives, gouvernementales ou judiciaires, ces actions appartenant, si elles étaient nécessaires, à l'Association par l'organe de son Comité.
Toute utilisation des Clubs à des fins commerciales directes ou indirectes est proscrite.
Les membres des Clubs ne doivent pas se prévaloir de leur appartenance à ces Clubs à des fins mercantiles sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion de l’Association. Cependant, en accord avec le Règlement Intérieur de l’Association, un responsable de Club peut faire valoir ses responsabilités hors de l'Association dans le cadre de ses activités de représentation de sa structure.
Ces règles éthiques et déontologiques s’appliquent tout autant aux démarches et prises de parole sur les réseaux sociaux lorsque celles-ci sont faites au nom d’HEC Alumni ou en se prévalant d’une responsabilité ou d’un titre au sein de l’Association.

2. MISSIONS DES CLUBS
L’animation des Clubs est conforme aux objectifs généraux de l’Association :
- développement d’un réseau d’échanges et de partage personnel et professionnel ; - encouragement à la solidarité personnelle et professionnelle ; - promotion de la marque HEC Paris ; - incitation à la création de liens intergénérationnels, en particulier avec les étudiants présents sur le campus et les jeunes diplômés ; - favoriser l’intégration de tous les alumni quel que soit leur lieu de résidence ou nationalité ; - promouvoir HEC Paris et son rayonnement en France comme dans tous les régions du monde par son activité et les évènements de qualité qu’elle organise.
Au-delà des rencontres de type « networking », les Clubs doivent s’efforcer d’organiser des événements d’envergure et inclusifs, en s’associant si opportun avec d’autres Clubs intéressés par les mêmes thématiques et des tiers aussi, afin d’assurer leur attractivité auprès du plus grand nombre de diplômés et d’optimiser le rayonnement de la communauté HEC Paris auprès de leur écosystème.
L’adhésion à un Club de son choix est libre pour tout diplômé inscrit à HEC Alumni, hormis pour celui de sa promotion, auquel il est rattaché automatiquement. Cela entraîne l'adhésion aux règles éthiques et déontologiques supra.

3. ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
a. L’Association met à la disposition du président de Club des outils pour son animation, dont notamment un système de réservation et de paiement pour ses événements, ainsi qu’un espace sur le site Internet réservé à sa communauté, dont la gestion et l’animation lui incombent. b. Pour les activités des clubs, le président bénéficie des moyens humains et comptables de l’Association dans la limite d’un nombre raisonnable de sollicitations par an et en tenant compte de la disponibilité des ressources de l’Association. c. Pour les activités parisiennes des clubs, le président bénéficie des moyens logistiques de l’Association, ainsi que des salles de réunion mises à sa disposition par celle-ci dans la limite d’un nombre raisonnable de sollicitations par an et en tenant compte de la disponibilité des ressources de l’Association. d. Au titre des responsabilités exercées en tant que responsable de Club ou Promotion, le président ou délégué est membre de droit du Comité Plénier de l’Association qui se réunit annuellement pour échanger avec l’ensemble de ces éléments moteurs de l’Association. e. L’Association tient à la disposition du président de Club les informations utiles à la bonne animation de sa structure : statistiques de cotisations, listing de cotisants et non cotisants, statistiques de participation à ses événements, statistiques de performance de ses mailings etc. f. Les engagements de l’Association sont listés dans sa Charte de services, qui peut être consultée sur www.hecalumni.fr sous la rubrique « Asso ». g. Les responsabilités opérationnelles du président sont décrites plus précisément dans un "kit d’animation", outil de partage de bonnes pratiques dans l’animation du Réseau.

4. ROLE ET ENGAGEMENTS DU PRESIDENT DE CLUB
A l’exception des Promotions, chaque Club est animé par une équipe de femmes et d’hommes diplômés des diverses formations HEC Paris, organisée en Bureau sous la responsabilité d’un président, ou exceptionnellement de deux co-présidents. Cette équipe, au sein de laquelle sont répartis les responsabilités et les tâches opérationnelles, est désignée sous la dénomination générique de "président" dans les articles suivant, sachant que c’est le président ou la présidente qui porte en dernier ressort la responsabilité des actions et initiatives de son Club.
a. Le président rappelle aux membres de son Club l’importance de s’acquitter de leur cotisation, ce qui contribue à la gestion quotidienne de l’Association et à l’effort de solidarité dans le réseau et leur permettra de bénéficier des services de l’Association et des avantages liés à la cotisation. b. Le président ne prélève pas de cotisation supplémentaire auprès des membres de son Club, sauf approbation préalable du Comité de l’Association, et à la condition expresse que les membres de son Club soient, au préalable, déjà cotisants à l’Association. c. Il ou elle s’engage à animer son Club en proposant des événements, rencontres et services pertinents par rapport à la mission de celui-ci. d. Il ou elle s’engage à participer aux temps forts de la vie du réseau HEC Alumni : Assemblée Générale, Forum de l’Association, réunions annuelles des responsables réseau ou des délégués
de promotions…et à transmettre au moins une fois par an un bilan d’activité à la Commission Réseau / la Commission Internationale. e. Il ou elle favorise le rayonnement de la marque HEC Paris en soutenant la stratégie de l’Ecole. Quand c’est pertinent, il ou elle contribue aux actions ou activités du Campus sur celui-ci ou dans sa région (événements, entretiens de sélection des candidats, visite de professeurs, partenariats académiques, actions de placement des étudiants etc..). f. Il ou elle contribue aux actions de la Fondation en créant des événements et un sens d’engagement au sein de la communauté HEC, plaçant ainsi les alumni dans une disposition favorable aux sollicitations de la Fondation. g. Il ou elle gère et met à jour régulièrement l’espace dédié à son Club sur le site internet de l’Association. h. Le président coopté ou élu s’engage à nommer un Bureau incluant a minima un vice-président et un trésorier, et s’efforce de nommer un responsable web et un responsable Revue, ainsi que pour les Clubs professionnels un relais-carrières et un responsable de l’international. Pour les Promotions, il est recommandé aux délégués de s’adjoindre un vice-délégué et le cas échant un trésorier. i. A l’exception des Promotions, dans la composition de son Bureau le président veille à respecter autant que possible la diversité existant au sein de la communauté HEC Paris : les membres du Bureau doivent inclure des promotions, formations, genres et voire nationalités différentes. Il ou elle informe la commission Réseau / la Commission Internationale de la composition de son Bureau, des grands objectifs poursuivis et des grandes actions développées dans le cadre de son mandat. j. Le président s’engage à utiliser en priorité les outils et les formats de l’Association pour l’animation de son Club et pour les communications qui lui sont destinées, avec notamment la base de données des diplômés (entre autres pour des raisons légales, la création d’un fichier parallèle relatant des données sur les diplômés est interdite ; seule l’Association est en charge de la base de données des diplômés). Par exception, il peut toutefois exister des sous-fichiers autonomes (la candidathèque HEC Administrateur par ex.) dès lors qu’ils ont pour but de faire rayonner la communauté HEC Paris. k. Le président du Club s’efforce de protéger les données personnelles des diplômés, rendues accessibles par l’Association, ainsi que de toute personne fournissant ses données personnelles à son Club, notamment qui se serait inscrite à un évènement organisé par son Club. Il ou elle s’engage à n’utiliser ces données que dans le strict cadre des finalités pour lesquelles elles lui ont été transmises, à respecter les règles d’archivage de ces données et à ne les communiquer à aucun tiers qui n’aurait pas été expressément autorisé par l’Association. Par exception, et sous réserve qu’il en informe les personnes concernées au moment de leur inscription au dit évènement, il ou elle peut communiquer aux intervenants à un évènement et à l’institution qui héberge cet évènement, la liste des participants, limitée à leur nom, prénom et employeur déclaré et en leur précisant que ces informations ne doivent pas être utilisées à des fins commerciales. Le Délégué à la protection des données (DPO) désigné par l’Association peut émettre des recommandations complémentaires en fonction de l’évolution de la législation, qui sont alors à respecter par le président de Club. l. Le président s’engage à appliquer la politique tarifaire de l’Association qui figure dans le « Kit d’animation ». Il ou elle s’engage également, sauf exception validée par la direction de l’Association, à proposer une réduction de 50% aux diplômés cotisants pour leur participation aux événements. Pour tout billet cotisant excédant le montant de 50€, la différence de montant entre le tarif appliqué au cotisant et le tarif appliqué au non-cotisant ou aux extérieurs doit être d’au moins de 20%, de telle sorte que ces montants jouent un rôle incitatif et soient considérés comme un avantage conféré par la cotisation. Il ou elle s’engage également à utiliser les moyens de
paiement électroniques de l’Association chaque fois que possible, voire un terminal de carte bancaire pour une grande manifestation, et ce en fonction de la devise utilisée. m. Le président de Club veille à l’équilibre financier des comptes des événements qu’il organise et des comptes du Club. n. Les engagements du président s’appliquent solidairement à tous les membres du Bureau du Club dans la mesure où ils sont chargés, dans le cadre de leurs actions en faveur du Club, des responsabilités et tâches évoquées ci-avant.

5. FONCTIONNEMENT DES CLUBS
Tout diplômé peut proposer à la Commission Réseau la création d’un Club, de quelque nature que ce soit, à condition que celle-ci soit conforme aux missions de l’Association et à son organisation. L’appellation des Clubs doit exprimer son objet de façon explicite et non perturbante par rapport à des structures existant déjà au sein de l’Association. La création d’un nouveau Club est soumise à l’identification d’un nombre minimal de participants déclarés, recensés via une action de recrutement ad hoc, menée par la Commission Réseau deux fois par an. Tout changement d’appellation d’un Club est soumis à l’accord de la Commission Réseau de l’Association.
Tout diplômé peut proposer à la Commission Internationale la création d’un Chapter dans une nouvelle ville ou un nouveau pays. La création d’un Chapter est soumise à l’identification d’un nombre minimal de participants déclarés, recensés via une action de recrutement ad hoc, menée par la Commission Internationale. Tout changement structurel d’un Chapter (regroupement géographique, réorganisation …) est soumis à l’accord de la Commission Internationale de l’Association.
Un Club ne peut revêtir, sauf accord préalable formel du Comité, la forme d’association déclarée ni celle de syndicat professionnel et ne peut en aucun cas avoir de personnalité morale. Son président ne peut engager l’Association de quelque manière que ce soit, notamment à travers les partenariats conclus par le Club. Ces partenariats sont soumis à la signature du président de l’Association ou de son directeur général. (cf. Statuts, Article 16).
Un Club peut exceptionnellement développer ses propres outils techniques (site internet…) ou juridiques (constitution en association séparée…) avec l’accord de l’Association si sa situation le nécessite. Ces outils doivent se conformer à la charte graphique d’HEC Alumni et au RGPD.
L’Association encourage l’usage par les Clubs des réseaux sociaux pertinents pour faire rayonner à l’extérieur la marque HEC Paris ainsi que les activités de l’Association. Néanmoins cette utilisation ne peut se faire au détriment des canaux de communication propres à l’Association (site, revue, newsletters…) privilégiés par ses membres. Ceux-ci doivent être dûment nourris et actualisés par les responsables web de chaque Club.
Tous les contenus textes, audio, vidéo produits spécifiquement pour un événement de l’Association ou au profit exclusif du communauté sont la propriété d’HEC Alumni. Un Club ne peut utiliser en dehors de la communauté des contenus produits dans le cadre des activités avec HEC Alumni sans en avoir informé l’Association et avoir obtenu l’accord de celle-ci, hormis dans sa mission du rayonnement de la communauté.
Le président et son trésorier effectuent chaque année un bilan de l’activité du club. Ils l’adressent avant fin janvier au DG de l’Association qui a la responsabilité de présenter l’activité de l’association sous forme consolidée au Comité.
Le président et son trésorier sont responsables de la rigueur de gestion et l’équilibre des comptes de leur Club.
Toute opération financière (ex. événement, …) projetée par un Club doit utiliser en priorité les moyens de paiement de l’Association.
Les avances et remboursements de frais ne peuvent être possibles que sur production d’un justificatif.
Le président et son trésorier veillent à maintenir chaque année l’équilibre financier des activités de leur Club. Ils veillent dans la mesure du possible à ce que, pour chaque événement organisé, les recettes et les charges soient a minima équilibrées.

6. ELIGIBILITE A LA PRESIDENCE D’UN CLUB
Tout membre de l’Association qui est diplômé et à jour de sa cotisation peut se porter candidat à la présidence d’un Club ou Chapter dont il est membre. Pour ce faire, il doit présenter au Président du club (en mettant le Président de la Commission Réseau ou la Commission Internationale en copie pour information) une courte biographie et une lettre de motivation (synthèse de son parcours professionnel et de ses engagements antérieurs pour la Communauté HEC), le projet, les objectifs qu’il propose et son plan d’action pour le Club ou Chapter dont il brigue la présidence.
En cours de mandat, le non-paiement après relance de la cotisation annuelle entraîne la radiation de la présidence et le déclenchement de la désignation d’un nouveau président à jour de cotisation par le Club ou Chapter, à défaut par le Bureau de l’Association.
En cas d‘inactivité prolongée d’un Club ou Chapter pendant au moins un an, son président fait l’objet d’une mise en garde de la part de l’Association. En cas de continuation de cette situation, l’Association prend les mesures opportunes, allant du remplacement du président ou de la déléguée à la dissolution du Club, le cas échéant.

7. DESIGNATION D’UN PRESIDENT DE CLUB
Le choix du président d’un Club ou Chapter est organisé à l’initiative de son Bureau sur la base d’un programme d’animation annuel. Le caractère transparent et consensuel du processus de désignation du président est privilégié. La cooptation est souhaitable.
Par exception, si le Bureau se déclare incompétent ou si la Commission Réseau ou la Commission Internationale l’estime nécessaire, une élection peut être organisée auprès de l’ensemble des membres du Club ou Chapter.
Lorsque la désignation se fait dans le cadre d’une élection ouverte auprès des membres, celle-ci doit être organisée d’une manière transparente et rigoureuse par l’envoi d’une information complète. Celle-ci s’effectue /celle-ci effectuée par Internet dans la majorité des cas, ou pour les Clubs régionaux et les Chapters internationaux lors d’une réunion adhoc.
Le choix du nouveau président est porté dans les meilleurs délais à la connaissance du président de la Commission Réseau / de la Commission Internationale de l’Association et entériné par le Comité de l’Association.
En cas de désaccord, un nouveau processus de désignation est organisé au sein du Club. Si ce désaccord persiste, un arbitrage est rendu par le Bureau de l’Association.

8. DUREE DU MANDAT
La durée d’un mandat de président de Club est de trois ans, renouvelable une fois. Pendant son deuxième mandat, le président a pour mission de susciter des candidatures à sa succession. Une consultation et un appel à candidatures sont organisés auprès de l’ensemble des membres du Club tous les trois ans. L’ensemble des membres du club seront informé de ces échéances afin de permettre la candidature des alumni intéressés.
En cas de carence avérée, un président peut effectuer un mandat supplémentaire, sauf objection motivée du président de la Commission Réseau / de la Commission Internationale. Il ou elle doit dans ce cas détailler les actions réalisées lors du mandat qui se termine et présenter ses objectifs et son plan d’action pour cette prolongation exceptionnelle. En dernier ressort, seul le Comité de l’Association est habilité à trancher.
Les délégués de promotion qui sont nommés sans date limite de fin de mandat peuvent, en fonction de leur situation personnelle, demander à se faire remplacer. Il leur revient alors de proposer leur successeur à la Commission Réseau qui valide ensuite ce choix.
En cas d’empêchement définitif, le Bureau du Club / les autres délégués de la promotion organise(nt) l’élection d’un nouveau président / délégué de promotion dans un délai d’un mois.

9. LITIGES
En cas de divergence de vue persistante entre l’Association et le Club, seul le Comité de l’Association est habilité à trancher après avoir entendu les deux parties.


Paris, le 18 avril 2019