Le règlement général européen, relatif à la protection des données (RGPD), est entré en application en France le 25 mai 2018. Il a pour objet d’harmoniser les législations européennes sur la question de la protection des données personnelles en donnant plus de droits aux individus et leur assurant une meilleure protection dans la façon dont leurs données personnelles sont utilisées par les organisations.

Pour pouvoir exercer son activité :
- d’animation de la communauté des diplômés HEC de mise à disposition d’un annuaire de données des Alumni, l’organisation de manifestations en France et à l’étranger, HEC Alumni utilise des données recueillies auprès de l’Ecole HEC, par la Fondation (exceptionnellement), sur son site Internet,
- dans le cadre de ses relations ou auprès d’événements organisés, et auprès des diplômés directement.

HEC Alumni veille au strict respect de la confidentialité de ces données et met tout en œuvre pour être digne de la confiance que chaque diplômé attend en la matière.

Préambule

La présente politique a pour objectif de vous informer des pratiques et des conditions dans lesquelles HEC Alumni collecte et traite vos données à caractère personnel.

La présente politique s’applique à l’ensemble des données collectées auprès de l’Ecole HEC, de la Fondation, sur le site Internet de l’Association ainsi que dans le cadre de ses relations (lors d’événements, d’ateliers ou autres manifestations organisées, de quelque nature qu’elles soient).

HEC Alumni s’engage à respecter, en tant que responsable de traitement, les dispositions de la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement général sur la protection des données paru au journal officiel le 27 avril 2016 et en application depuis le 25 mai 2018.

Afin de veiller au respect de ces règles, HEC Alumni a désigné un interlocuteur privilégié de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et référent dans l’organisme sur les questions de protection des données à caractère personnel. Ce référent peut être contacté par courrier postal à HEC Alumni– RGPD – 9 avenue Franklin Roosevelt – 75008 Paris ou par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@hecalumni.fr.

Les données à caractère personnel (ci-après dénommée les « Données ») sont définies comme toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique est réputée être « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données collectées

HEC Alumni ne collecte et ne traite que des données qui sont strictement nécessaires au regard de la ou des finalité(s) pour lesquelles elles sont traitées.

HEC Alumni prend également toutes les dispositions utiles afin que vos données soient exactes, complètes et, le cas échéant, mises à jour.

Parmi les données collectées figurent notamment :

- Civilité, nom, prénom de l’Alumni,
- Date de naissance, nationalité,
- Situation de famille, nom du conjoint,
- Parcours universitaire et professionnel,
- Coordonnées électroniques et téléphoniques,
- Comptes utilisateurs du site Web : login

Bases légales du traitement

HEC Alumni collecte et traite uniquement les données personnelles vous concernant pour lesquelles elle a des bases légales. Les bases légales incluent votre consentement (lorsque vous avez donné votre accord pour le traitement de données), le contrat (lorsque le traitement des données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre HEC Alumni et vous-mêmes) et les “intérêts légitimes” d’HEC Alumni.

Finalités de la collecte

HEC Alumni utilise vos données uniquement dans le cadre de son activité d’animation de la communauté des diplômés HEC et à des fins précises et limitées de développement, et de suivi :

• des relations entre alumni,

• de l’information et de la communication externe (lettres d’information, bulletins de cotisations, dépliants et brochures…),

• de la conception d'un Yearbook. Nouveau concept, entre le Magazine et l’Annuaire, le Yearbook compilera les informations importantes et les événements marquants de l’année civile, offrant au lecteur un panorama varié. Des classements de Diplômés seront aussi présents, afin de maintenir un lien inter-générationnel. Le Yearbook bénéficiera d’une diffusion digitale (consultable sur Internet et référencée dans les moteurs de recherche) et papier.
Cette édition prévue pour une diffusion à compter de Janvier 2023 est réalisée par la société EM-COM, en charge notamment de démarcher les annonceurs potentiels. Toutes les informations communiquées à EM-COM ont vocation à être utilisées uniquement dans ce cadre précis. Si vous souhaitez vous y opposer, n’hésitez pas à contacter Annick Drouet : annick.drouet@hecalumni.fr
Si vous souhaitez insérer une publicité, n’hésitez pas à contacter la société EM-COM : 01 43 97 40 82 / contact@em-com.fr / www.em-com.fr.

• de la prospection commerciale pour le compte d’HEC Alumni ou de ses partenaires,

• d’organisations d’ateliers ou événements. Par exception, HEC Alumni pourra communiquer aux intervenants à un évènement qu’elle organise et à l’institution qui héberge cet évènement la liste des participants à cet évènement, limitée à leur nom, prénom et employeur déclaré.

HEC Alumni utilise également vos données dans le cadre de la constitution de l’annuaire des anciens élèves HEC, et de la gestion des comptes utilisateurs de la plateforme réservée en ligne sur www.hecalumni.fr.

Destinataires des données

HEC Alumni ne communique les données qu’elle collecte qu’à ses services internes, à ses bénévoles (Présidents de chapters à l’international, de Clubs en région,…) et à ses partenaires (Ecole HEC et Fondation HEC), ainsi qu’à ses prestataires de services et leurs personnels eu égard à l’exécution des prestations qui leurs sont confiées et qu’ils doivent réaliser pour le compte d’HEC Alumni.

Toutes les personnes ayant accès à vos données sont habilitées et déterminées et sont tenues par une obligation de confidentialité.re de leurs actions en faveur du Club, des responsabilités et tâches évoquées ci-avant.

Conservation des données

Vos données personnelles seront conservées par HEC Alumni pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées, conformément aux dispositions en vigueur. A ce titre, HEC Alumni conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que votre profil « Alumni » est actif, ou que le contrat d’adhésion (notamment le contrat d’adhésion à vie) conclu avec vous se poursuivra.

Transfert des données hors de l’Union Européenne

HEC Alumni externalise certains de ses traitements et peut procéder, dans ce cadre, à des transferts de données hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, HEC Alumni s’engage à conclure avec les personnes destinataires des données transférées, un engagement de confidentialité et de sécurité des données garantissant un niveau de protection adéquat.

Sécurité des données

HEC Alumni veille à protéger et sécuriser vos données à caractère personnel. Dans ce contexte, HEC Alumni met en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’écarter dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ainsi que tout accès non autorisé à celles-ci.

Toutefois, aucune méthode de transmission par Internet ni aucune méthode de stockage électronique n'est sûre à 100%. Ainsi, même si HEC Alumni fait ses meilleurs efforts pour protéger vos données à caractère personnel, elle ne maîtrise pas les risques liés au fonctionnement d'Internet et attire votre attention sur d'éventuels risques en terme de pertes ponctuelles de données ou d'atteinte à la confidentialité des données transitant via ce réseau.

Cookies

Concernant l’utilisation des cookies, nous vous invitons à vous reporter à la page dédiée sur le site www.hecalumni.fr, en cliquant sur le lien suivant : En savoir plus.

Vos droits

Conformément à la loi n°78/17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit «RGPD», vous disposez :

- d’un droit d’accès (article 15 du RGPD) : droit d’obtenir la confirmation que les données vous concernant sont traitées ou non, et si oui, l’accès à ces données ;
- d’un droit de rectification (article 16 du RGPD) : droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, que les données inexactes vous concernant soient rectifiées et que les données incomplètes soient complétées ;
- d’un droit à l’effacement (article 17 du RGPD) : droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement des données vous concernant si vous avez retiré votre consentement au traitement, lorsque vous vous y opposez, lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, lorsqu’elles ont fait l’objet d’un traitement illicite, ou lorsqu’elles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale ;
- d’un droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : droit d’obtenir la limitation du traitement notamment si vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitement est illicite, ou si vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ;
- d’un droit d’opposition (article 21 du RGPD) : droit de s’opposer à tout moment au traitement des données, sauf lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement, et droit de s’opposer au traitement fait à des fins de prospection ;
- d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : droit de recevoir les données dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement sans que le responsable du traitement initial y fasse obstacle, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
- d’un droit de réclamation auprès de la CNIL (article 77 du RGPD).

Ces droits s’exercent auprès du service Marketing de l’Association HEC Alumni (hormis le droit de réclamation qui s’exerce directement auprès de la CNIL) en envoyant votre demande, accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé, par courrier postal à l’adresse suivante : HEC Alumni– RGPD – 9 avenue Franklin Roosevelt – 75008 Paris ou par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@hecalumni.fr.

Si vous ne souhaitez plus recevoir les lettres d’information et de sollicitation d’ HEC Alumni, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription situé en bas de chaque communication ou adresser un courrier postal en ce sens à HEC Alumni– RGPD – 9 avenue Franklin Roosevelt – 75008 Paris ou par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@hecalumni.fr.

Liens hypertexte

HEC Alumni propose des liens vers d’autres sites, essentiellement des sites partenaires (par exemple edflex, Cap Financials, HEC Pulse, D&B Hoovers…), ou des liens vers d’autres pages (par exemple vers celles de l’Ecole HEC et de la Fondation HEC). HEC Alumni vous propose également au sein de son site, des liens pour réserver et payer en ligne son inscription à un événement ou sa cotisation.

Lorsque vous effectuez un paiement, certaines informations sont collectées notamment la date, le montant de l’achat, et autres détails afférents à la transaction. En aucun cas, les informations liées à votre carte bancaire ne sont connues par HEC Alumni lorsque vous effectuez un achat en ligne. Ces données confidentielles sont traitées automatiquement et uniquement via le programme de gestion sécurisée de paiement Stripe.

Ces pages web ne font pas partie des portails d’HEC Alumni. Elles n’engagent donc pas la responsabilité de l’Association quant à leur contenu. Nous vous recommandons de consulter la politique de protection des données personnelles de ces prestataires car leurs conditions peuvent différer de celles de l’Association HEC Alumni.

Contact

Pour toute demande d’information concernant la politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à nous par courrier postal à HEC Alumni– RGPD – 9 avenue Franklin Roosevelt – 75008 Paris ou par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@hecalumni.fr.

Modifications

La présente politique pourra évoluer si le contexte légal et règlementaire l’exige ainsi qu’en fonction de la doctrine de la CNIL.

Mentions légales

Du site www.hecalumni.fr ("Site")
Tous les termes utilisés avec une majuscule ont la signification qui leur est attribuée dans les Conditions d’utilisation du Site

1/ Notice Légale

Éditeur :
Le présent site est édité par HEC Alumni, association reconnue d’utilité publique, dont le siège est situé – 9 avenue Franklin Delano Roosevelt, 75008 PARIS, FRANCE, +33(0)1 53 77 23 23 – (“HEC Alumni”).

Directeurs de la publication :
M. Président de HEC Alumni, et Le Directeur Général de HEC Alumni.

Hébergement du Site :
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2 rue Kellermann
59100 ROUBAIX – FRANCE
+33(0)9 72 10 10 07
https://www.ovh.com/fr/

Conception et développement du Site:
Société Mévia.
93-97 Rue Eugène Caron
92400 COURBEVOIE - FRANCE
+33(0)1 83 62 11 83
http://www.alumnforce.com
http://www.mevia.fr

2/ Informatique et Libertés

Conformément à la législation en vigueur, et en particulier à la loi n°78/17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » et au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit « RGPD », vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et à la portabilité de vos données. Vous disposez également du droit d’opposition pour motif légitime au traitement de vos données par l’association HEC Alumni, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous pouvez exercer vos droits légaux à tout moment en nous contactant par e-mail à privacy@hecalumni.fr, ou par courrier à HEC Alumni, 9 avenue Franklin Roosevelt, 75008 Paris.

3/ Limitation de responsabilité

Les informations diffusées sur le Site (textes, graphiques, photos, etc.) ont un caractère purement général et informatif et ne sont données qu'à titre indicatif. Ce Site ne peut pas constituer un document contractuel et ne saurait fonder une action en justice.

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HEC Alumni s’efforce cependant de mettre à jour et de contrôler régulièrement l’exactitude des informations qui en émanent. Pour nous signaler toute erreur ou omission, n’hésitez pas à contacter :
webmaster@hecalumni.fr ou info@hecalumni.fr.

4/ Cookies

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Il s’agit des fichiers de taille réduite stockés sur votre ordinateur et comprenant des données qui ne permettent pas, en soi, de vous identifier, mais servent à enregistrer des informations relatives à votre navigation sur le Site.
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